Преимущества сервисов электронного оборота документов

Электронный документооборот создает условия для обмена документацией между компьютерами сети. Обязательно используется квалифицированная цифровая подпись. Электронный документооборот может быть внутренним (в рамках одной компании – между отделами, сотрудниками) и внешним (между контрагентами, государством).

Особенности систем

Системы электронного оборота документов упрощают стандартные операции и оптимизируют трудозатраты. Но главное – появляются возможности для структурирования, стандартизации данных, формируются системы централизованного хранения сведений.

Переход с обычного документооборота на электронный предоставляет владельцу компании следующие преимущества:

- экономия на пересылке документов, печати;
- минимизация ошибок;
- повышение скорости обработки бумаг;
- обеспечение максимальной надежности хранения данных;
- экономия физического пространства;
- улучшение качества общения (задержек ответов становится заметно меньше).

Сотрудники компании уходят от ручного труда, система поиска нужных файлов автоматизируется. Историю документации можно вести в любом нужном формате и экономить на печати.

Принципы работы сервисов электронного документооборота

Рассмотрим принципы функционирования систем на примере ресурса consent.comply.ru. Он сам генерирует валидные подписи для сотрудников организации, выполняет интеграцию с кадровыми и прочими корпоративными системами загрузки данных, связности ИТ-инфраструктуры организации. Доступна поддержка документов клиентской компании и готовых шаблонов. Чтобы сотрудникам было проще разобраться в функционале, предусмотрены удобные подсказки.

Кроссплатформенность позволяет пользоваться системой не только с ПК, но и со смартфона либо планшета. Функционал в каждой версии идентичный.

Почему это нужно вашей компании

Сервис электронного документооборота оптимизирует работу кадровой службы, упростит жизнь сотрудникам отделов безопасности, комплаенса и юридических вопросов. Можно адаптировать систему под сотрудников, кандидатов, клиентов, водителей, пр. Гибкость и масштабируемость расширяет возможности consent.comply.ru по максимуму.

Функционал постоянно дорабатывается и совершенствуется. Выбирая систему электронного документооборота, вы экономите на покупке, хранении бумажной документации, ее администрировании. Учитывать требования регулятора тоже становится намного проще.